Haal meer uit uw vergadering

Leidinggevenden besteden een groot deel van hun tijd aan vergaderingen. Er moet informatie worden uitgewisseld, er moeten problemen worden aangepakt of andere zaken maken een vergadering nodig.
Een vergadering heeft echter een dubbele functie. Het gaat er niet alleen om iets te bespreken, maar ook om mensen te mobiliseren. De deelnemers krijgen de kans hun bijdrage te leveren en daarmee invloed uit te oefenen op de meningsvorming. Maar uiteindelijk moet een vergadering leiden tot actie. De manier waarop de vergadering verloopt moet mensen dus ook stimuleren.
De voorzitter die leiding geeft aan de vergadering vervult daarbij een belangrijke rol. Hij kan heel veel doen om ervoor te zorgen dat een vergadering efficiënt verloopt en dat de deelnemers het gevoel hebben dat ze er iets van meenemen. Hieronder een aantal handvatten.

Voorbereiding

Een goede voorbereiding is in veel situaties het halve werk en vaak meer dan dat, bij vergaderingen is dat niet anders.
Bij de voorbereiding van de vergadering moet eigenlijk als eerste de vraag worden gesteld: waarom houden wij deze vergadering. Vergaderen is namelijk een kostbare affaire. Je zit met een aantal mensen om de tafel die op dat moment dus niet hun normale werk kunnen doen. Gelet op de kosten moet een vergadering alleen worden gehouden als het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. Daarnaast zal een vergadering uitsluitend een goede functie vervullen als die door de deelnemers ook zinvol wordt gevonden. Zinloze of slecht verlopende vergaderingen werken demotiverend. Vergader niet meer dan nodig is en als het moet vergader dan goed.

Omvang en doel van de vergadering

Houd in het algemeen het aantal deelnemers aan een vergadering zo klein mogelijk. Mensen moeten niet uit status-overwegingen of om hun betrokkenheid te tonen aan een vergadering deelnemen; daar zijn wel andere manieren voor te vinden. Mensen die aan een vergadering deelnemen moeten daar zijn omdat:

• zij over deskundigheid beschikken die hun inbreng bij de discussie zeer gewenst maakt, of
• zij direct belang hebben bij het onderwerp en de besluitvorming daarover, of
• direct betrokken zijn bij de uitvoering van beslissingen en uit dien hoofde een belangrijke inbreng kunnen hebben en ook belanghebbend zijn.

Houd punten die slechts voor enkele deelnemers aan de vergadering belangrijk zijn buiten de agenda: die kunnen beter op een andere manier worden afgehandeld.

De maximaal wenselijke omvang van een vergadering is afhankelijk van het doel.
Stel dat het doel van de bespreking is om één of meer mensen mededelingen te laten doen over de gang van zaken. De bijeenkomst is dan vooral bestemd voor het verstrekken en uitwisselen van informatie. Het aantal deelnemers aan een dergelijke vergadering kan betrekkelijk groot zijn; een vergadering van twintig mensen is dan nog goed hanteerbaar. Aan de andere kant kan een vergadering ook bedoeld zijn om een complex vraagstuk nog eens goed door te praten en tot een beslissing te komen. Het aantal deelnemers aan een dergelijke vergadering moet beperkt blijven; anders komt u er nooit uit. Bij een vergadering van vier tot acht mensen kan ieder een actieve bijdrage aan het gesprek leveren. Bij een vergadering van twintig personen is dat niet meer mogelijk.

Draag zorg voor een goede vergaderruimte. De ruimte moet behoorlijk afgesloten zijn, zodat u ongestoord kunt vergaderen. Telefoontjes voor deelnemers dienen te worden vastgehouden. De tafels moeten voldoende ruimte bieden om de papieren op kwijt te kunnen, audiovisuele hulpmiddelen moeten gereed staan, etc.

De uitnodiging moet ruim tevoren verstuurd worden, zodat iedereen in zijn agenda daarmee rekening kan houden. Een uitnodiging bevat tenminste datum, plaats en aanvangstijd van de bijeenkomst en de belangrijkste agendapunten. Stukken die nog niet geheel gereed zijn kunnen eventueel nagezonden worden, mits zij tijdig bij de deelnemers arriveren: men moet voldoende tijd hebben om de stukken voor de vergadering grondig te bestuderen.

Het voorzitten

Als voorzitter heeft u de touwtjes in handen. U heeft de mogelijkheden om van een vergadering een succes te maken. Sommige mensen is dat wellicht van nature gegeven, maar de meeste mensen moeten er meer moeite voor doen. De zaken waar u in ieder geval op moet letten zijn de volgende.

Zorg voor een goede kennis van zaken, maar laat uw mening niet de boventoon voeren. Als voorzitter moet u vooral goed kunnen luisteren naar de mening van anderen. Tijdens de vergadering hebt u uw aandacht nodig voor het proces. U kunt dan niet meer op details van de inhoud gaan letten. Zorg daarom dat u vooraf de belangrijke ins and outs weet. U hebt dan tijdens de vergadering de handen vrij om de discussie te leiden, iedereen erbij te betrekken en tot een goede besluitvorming te komen. Uw kennis van zaken blijkt wel uit het feit dat u standpunten van anderen goed kunt samenvatten en merkbaar boven de materie staat. U gebruikt uw kennis om de discussie in goede banen te leiden en dat is precies wat van een goede voorzitter wordt verwacht.

Let er op dat iedere deelnemer aan de vergadering een gelijke kans heeft om zijn bijdrage te leveren. Houd dominerende deelnemers in toom en probeer minder spraakzame mensen aan te moedigen om ook hun mening te geven. Langdradige figuren moeten op een nette manier worden teruggebracht naar het feitelijke onderwerp. Laat door uw stijl van optreden blijken dat een ieder vrij is om zijn visie te geven en dat ieders mening ook op prijs wordt gesteld.

Dat betekent niet dat er geen orde in de vergadering moet zijn. Het is de taak van de voorzitter om te bewaken dat iedereen kan uitpraten, dat iedereen zich aan het onderwerp houdt en niet afdwaalt, etc. Als het om procedurele zaken gaat mag u als voorzitter uw gezag laten gelden. Laat in ieder geval duidelijk blijken wat de verschillende stappen in de behandeling van een onderwerp zijn. Gebruik eventueel een samenvatting van het besprokene om iedereen weer op hetzelfde punt terug te krijgen en gezamenlijk de draad weer op te pakken. Geef bij besluitvorming helder en beknopt aan wat de beslissing gaat inhouden.

Blijf als voorzitter zo objectief mogelijk. Geef informatie en formuleer de probleemstelling op een neutrale manier. Leg het accent op uw rol als discussieleider en op het zorgen voor resultaat: overeenstemming en besluitvorming.
U hoeft als voorzitter daarom nog niet te schromen om uw eigen mening te laten blijken, maar wees daar niet te snel mee. Geef eerst anderen de gelegenheid, als voorzitter krijgt u de kans immers altijd nog wel. In veel gevallen zal één van de deelnemers aan de vergadering een soortgelijke mening verwoorden als u hebt. U kunt zich daar dan bij aansluiten en eventueel enkele punten aanvullen.

Voorkom dat de emoties de overhand krijgen. Zorg dat de bal gespeeld wordt en niet de man. Trek eventueel het initiatief naar u toe en geef een samenvatting van beide standpunten. Geef eventueel ook nog aan wat de voor- en nadelen van beide zijn en vraag aan anderen dan de twee kemphanen om hun visie te geven. Blijf zelf altijd redelijk en relativeer indien nodig. Zware of gevoelig liggende onderwerpen moeten serieus worden behandeld, maar het hoeft niet in een grafstemming of in een uiterst gespannen sfeer.

Vergader niet te lang. Anderhalf à twee uur is lang genoeg, daarna gaat de aandacht meestal verslappen. Het is vaak beter om - als er teveel te bespreken is - maar een keer vaker te vergaderen, dan om al te lang door te gaan.
Kijk tijdens de vergadering niet alleen naar de spreker, maar minstens evenzeer naar de luisteraars. Wanneer deze al onderuitzakken, uit het raam kijken, en op andere manieren met hun aandacht ergens anders zijn, bent u waarschijnlijk aan tien minuten pauze toe.

Zorg voor een positieve afsluiting van de vergadering. Zet bijvoorbeeld als laatste een vrij licht onderwerp op de agenda of een onderwerp dat de blik sterk vooruit richt op nieuwe mogelijkheden. Gebruik ook de afsluiting van de rondvraag om de deelnemers te motiveren aan de slag te gaan.

Verslaglegging

Er bestaan zeer uiteenlopende vormen van verslaglegging, variërend van een vrijwel letterlijke weergave van het besprokene tot uiterst beknopte besluitenlijstjes.
In het algemeen is het niet verstandig notulen zeer uitgebreid te maken. Het kost verschrikkelijk veel tijd om ze goed op te stellen, het is de vraag of ze altijd goed worden gelezen, de bespreking ervan kost ook weer veel tijd en vaak is de verwoording van een detail aanleiding tot nieuwe discussie.
Voor het overgrote deel van de besprekingen kan worden volstaan met een korte en beknopte samenvatting van het besprokene. De notulen hebben in ieder geval tot doel:

• verstrekking van informatie aan de afwezigen
• geheugensteun voor de deelnemers aan de vergadering
• vastlegging van de gemaakte afspraken en de genomen besluiten

De notulen kunnen enkele dagen na de vergadering onder de deelnemers worden verspreid. Ze kunnen ook met de agenda voor de nieuwe vergadering een week voor de nieuwe vergadering worden rondgezonden. Beide oplossingen hebben voordelen en nadelen. Het voordeel van een tijdige verspreiding van de notulen is dat de deelnemers nog eens worden herinnerd aan de gemaakte afspraken. Als zij dingen waren 'vergeten' is er nog voldoende tijd om dat te corrigeren. Het voordeel van het gelijktijdig verzenden van notulen en agenda is dat de deelnemers weer goed in herinnering wordt gebracht wat er de vorige keer is besproken. Als zij zaken zijn vergeten kan de tijd echter te kort zijn om alsnog actie te ondernemen. Vanuit dat oogpunt heeft een snelle verspreiding van de notulen de voorkeur.

Daarna

Tenslotte heeft een voorzitter een belangrijke rol tussen de vergaderingen door. Probeer als voorzitter tussen de vergaderingen door via informele contacten op de hoogte te blijven van de uitvoering van gemaakte afspraken. Herinner mensen eraan of stimuleer waar nodig of stuur bij. Gebruik deze informele contacten ook om te peilen hoe bepaalde lastige onderwerpen liggen. Op deze manier maakt u dat de dingen die afgesproken worden ook worden uitgevoerd en dat maakt de volgende vergadering des te effectiever. Tegelijk kent u ook de ideeën van de deelnemers zodat u goed voorbereid kunt voorzitten. Inderdaad: een goede voorbereiding is het halve werk.